Офис-менеджер

Функциональные обязанности:
1. Работа с клиентской базой.
- поиск клиентов из различных источников (рекламная информация из каталогов, газет, журналов, справочников организаций, из Интернета, программы Дубль ГИС и т.д.).
- подготовка списка организаций для обзвона менеджерам по продажам с целью уточнения данных по организации, по переподписке, по расширению подписных изданий, для тематической рассылки с последующим вводом их базу данных.
2. Работа по рассылке (факсовая рассылка во время рекламной компании, участие в почтовых рассылках (подготовка писем и конвертов в электронном виде и по почте письмом заказным или заказным с уведомлением) и других маркетинговых мероприятиях компании).
3.Работа с печатной продукцией.
- прием у водителя периодических изданий и книг от головного офиса ОАО «Агентство «Дайджест» и прямых поставщиков согласно накладной и сверка их количества;
- обеспечение качественной и своевременной доставки печатной продукции по адресам, сортировка изданий, распределение ее по адресам доставки, выдача печатных изданий водителям и пешим курьерам;
- сбор и подготовка посылки (документы, печатные издания и т.д.) в головной офис г.Набережные Челны, контроль за ее отправкой;
- контроль за приходом газет и журналов от поставщиков г.Казани (Налоговые известия, Казанский бухгалтер, Бухгалтер Татарстана, Татстат);
4. Отчетность (составление ведомости по курьерам (количество доставки адресов за месяц), ведение журнала учета рабочего времени сотрудников филиала компании г.Казани в программе MS Excel и отправка файла с данными директору в головной офис г.Набережные Челны), работа в программе 1С (выставление счетов клиентам на периодические издания, ввод прихода), делопроизводство (подшивка документов).
5. Входящие и исходящие звонки (прием телефонных звонков от клиентов и поставщиков и распределение их по сотрудникам компании; телефонные переговоры с поставщиками и клиентами компании), работа с оргтехникой (принтер, факс, ксерокс), обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров).
6. Выполнение поручений руководителя филиала компании.

Функциональные обязанности: ввод паспортных данных транспортных средств в программе MS Access с последующим выводом в программу MS Word для оформления экспертного заключения (отчета) об оценке стоимости ремонта ТС иностранного и отечественного производства. Регистрация и подготовка к отправке экспертных заключений (отчетов) Заказчикам (страховые компании, юридические и физические лица). Ведение электронного и бумажного архива экспертных заключений (отчетов) за определенный период. Выполнение поручений директора компании. Прием входящих звонков, работа с документами, работа с клиентами компании.
Мною были разработаны:
1. Программа для оформления отчетов «Автоматизированное рабочее место офис менеджера» (сокращенно «АРМ офис-менеджера») в Access (программа из MS Office) на основании образцов отчетов, вводимых офис-менеджерами компании, в программе MS Word вручную. Внедрение этой программы позволило увеличить производительность труда (работа сдельная, монотонная, большое количество заказов от клиентов о проведении оценки стоимости ремонта ТС, полное исключение ошибок и опечаток во время ввода данных). Форму отчета разрабатывали совместно с директором компании. Провела обучение офис-менеджеров по этой программе.
2. Программа для оформления отчетов «Независимая оценка рыночной стоимости утраты товарного вида автомобиля» в MS Access на основании образцов отчетов, вводимых экспертом (оценщиком) в программе MS Word вручную. (для ИП Ермолаева И.В. входит в компанию ООО Консалтинговое Агентство «Независимость»)
3. Программа для оформления отчетов «Автоматизированное рабочее место офис менеджера» (сокращенно «АРМ офис-менеджера») в MS Access на основании образцов отчетов, вводимых офис-менеджерами компании, в программе MS Word вручную (для ООО «НЭО-Казань» входит в компанию ООО Консалтинговое Агентство «Независимость»)

Функциональные обязанности: работа с клиентской базой Quick Sales (подготовка из базы данных списка организаций на обзвон телемаркетологам, занесение информации в базу данных о результатах звонков телемаркетологов, подготовка и отправка газет в Навигатор и по почте для рассылки в организации г.Казани и городов и районов РТ по результатам звонков телемаркетологов, занесение в базу данных уточненных данных о Клиентах компании), ввод и распечатка текстовых данных (писем, договоров и т.д.).

Функциональные обязанности: ведение делопроизводства в отделении (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение документов после рассмотрения руководства по структурным подразделениям, контроль исполнительской дисциплины в отделении), прием телефонных звонков, соединение руководства с потребителями, набор и распечатка текстовых данных, работа с оргтехникой (факс, ксерокс), работа с электронной почтой, исполнение обязанностей руководителя ГДО на время больничного, очередного отпуска, ученического отпуска.
Мною была разработана программа Автоматизированное рабочее место группы документационного обеспечения Казанского городского отделения предприятия «Энергосбыт» (сокращенно АРМ ГДО КГО предприятия «Энергосбыт») для регистрации входящей, исходящей и внутренней документации и ввода сведений о сотрудниках предприятия. Внедрение этой программы позволило вести контроль за поступающей документацией и за ее исполнением. Ввод данных о сотрудниках необходим для получения нужной информации для анализа и отбора по различным критериям и формированием необходимых отчетов.

Инсталлирование (установка), внедрение и сопровождение программных продуктов, приобретенных предприятием, обучение сотрудников работе на ПЭВМ и компьютерным программам; ведение делопроизводства в отделении, набор и распечатка текстовых данных, составление отчетов (месячных, квартальных, годовых) для сдачи в вышестоящие организации, работа с оргтехникой (факс, ксерокс), e-mail, Интернет.