Бизнес-ассистент( Высоцкая Нина Юрьевна )

от 100 000 руб.

Компания "Высоцкая Нина Юрьевна"

Мы в поиске ассистента для сооснователя международного проекта. Он и его команда уже семь лет внедряют новые технологии в банковские операции. Сегодня компания, успешно работает в 60+ странах мира.

В связи с горизонтальным ростом действующего ассистента мы остались без ключевого сотрудника. Приглашаем принять участие в конкурсе на позицию бизнес-ассистент. Ждем отклики бизнес-ассистентов с уверенным английским из г.Казань.

Задача: оказывать комплексную поддержку руководителю, а именно работать с бизнес-процессами и личными задачами руководителя (80 бизнес/20 личные).

Обязанности:

Мы ждем, что наш будущий ассистент не ограничивается рутинными задачами, стремится быть ценным для компании и готов выполнять любые задачи, направленные на развитие бизнеса.

• Вести Google календарь (планировать график, напоминать о предстоящих мероприятиях, координировать встречи, упаковывать согласно его требованиям, участвовать в совещаниях, протоколировать и резюмировать встречи;
• Внедрять идеи и инициативы руководителя (протоколировать встречи, участвовать в создание методологии описания бизнес процессов, проводить исследования, собирать информацию, представлять их руководителю в готовом виде, участвовать в запуске проектов и продуктах, подготавливать презентации);
• Поддерживать деловые контакты (вести коммуникацию в Telegram от имени руководителя, распределять звонки и сообщения (важное/ненужное). Вести переписку с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками, аутсорсерами);
• Устанавливать стратегические партнерства (выявлять потенциальных партнеров, сотрудничество или инвестиции);
• Поиск и подбор аутсорсеров под задачу (формировать в текстовой форме задачи, ставить ТЗ от имени руководителя);
• Курировать команду (работать в тесном сотрудничестве с командой руководителя над проектами, контролировать срок исполнения и правильность выполнения задач);
• Комплексный ресёрч (искать сложную информацию, анализировать и структурировать её в задачи, оформлять в файлы, презентации, Google Таблицы);
• Финансовое распределение потоков (анализировать информацию по покупкам, организовывать оплаты, подавать заявки на выделение средств);
• Документооборот (организовывать, распределять по типу, отслеживать путь, не допускать сбои в процессе, оптимизировать);
• Организация (поздравления, обучения персонала, иные мероприятия);
• Travel-поддержка (организовывать деловые и личные поездки);
• Иные личные и бытовые поручения руководителя.

Требования: видеть стратегические цели, и ожидаемый результат задач. Быть инициативным в решение новых задач. Составлять отчеты, независимо от того, требует ли их руководитель сегодня.

• Высокий уровень ответственности и внимание к деталям. Подходить к каждому поручению с гиперопекой и перфекционизмом. Быть ответственным за результат, иметь высокую чуткость и способность предугадывать шаги, приводящие к решению ситуаций без участия руководителя;
• Релевантный опыт работы;
• Практические кейсы участия и личного вклада в создание или запуске нового проекта;

Классно , если ты в прошлом успешный ассистент, и у тебя есть кейсы по решению не стандартных задач, по типу:
-"Организовал документооборот компании";
- "Нашел(а), купил(а), и организовал доставку книги "Сараевская агада"";
- "Зарегистрировал(а) руководителя на бизнес-завтрак, с ограниченным кругом участников, на которую регистрация закрылась еще вчера, посадив его рядом с Х-человеком".

• Законченное высшее образование, наличие дополнительного образования школы персональных и бизнес-ассистентов;
• Разработка, описание бизнес-процесса в виде регламента;
• Управление командой;
• Английский С1 (автономно вести переписку, представлять интересы руководителя, чтение, изучение англоязычных сайтов, перевод текста);
• Тайм-менеджмент – уметь эффективно использовать свое время и время руководителя;
• Системное мышление. Способность анализировать информацию и структурировать ее в задачи (уметь отделить главное от частного, срочно/не срочно.

Условия:

Место работы г.Казань. Полный день/полная занятость в офисе.

• Удаленно из дома во время командировок руководителя, задача своевременно быть на связи;
• Оплату труда установим на интервью, после всех этапов отбора. Готовы стартовать от 100 000 руб., и идти в пожеланиях, если опыт релевантный;
• График работы, ежедневно в офисе, также быть готовым удаленно поддерживать руководителя во время командировок, и нахождения его в другом часовом поясе. Например один месяц зимой он живет на о.Бали GMT+8;
• Работа с международными проектами;
• Нетворкинг с влиятельными людьми в бизнес-среде;
• Обучение и личностный рост, курсы повышения квалификации, изучение иностранных языков;
• Карьерный рост, включая продвижение на управленческие позиции в различных проектах.

В сопроводительном письме, поделитесь измеримыми достижениями в прошлом на должности ассистента. Какое ваше предложение или реализованная идея помогла улучшить процессы компании.

Этапы отбора: 1. Отклик с резюме+сопроводительное письмо (без сопр.письма кандидаты рассматриваться не будут); 2. Тестовое задание; 3. Интервью- знакомство с hr; 3. Интервью с руководителем.